Prawdopodobnie naciskasz przycisk CC częściej, niż myślisz. Jest to pusta linia znajdująca się bezpośrednio pod polem Do. To skuteczne. Dzięki temu wszyscy są na bieżąco. Ale co oznacza CC w e-mailu? I, co ważniejsze, czy używasz go poprawnie, czy po prostu zaśmiecasz swoje skrzynki odbiorcze?
Odpowiedź kryje się w zapomnianych kartach historii biura.
Początki epoki papieru
Przed pojawieniem się Internetu, e-maili, a nawet zanim komputery osobiste stały się standardem w domach w latach 80., komunikacja odbywała się fizycznie. Jeśli chciałeś wysłać komuś list i zachować kopię dla siebie, nie naciskałeś żadnego klawisza. Użyłeś kalki.
To była kanapka z węglem. Umieściłeś kawałek kalki pomiędzy oryginalnym dokumentem a pustym arkuszem pod spodem. Kiedy pisałeś lub pisałeś z góry, nacisk przenosił pigment w dół. Rezultatem była dosłowna kopia. Dwa identyczne dokumenty. Jeden główny odbiorca. Jeden egzemplarz do Twojego archiwum.
Sam pigment jest ciekawy. Jest to sadza zmieszana z woskiem, aby zapobiec rozmazywaniu. Aby go wyprodukować, węglowodory, takie jak ropa naftowa, są wprowadzane do pieca o temperaturze 3000 stopni Fahrenheita. Jest gorętszy niż stopiona lawa. Po ostygnięciu zamienia się w drobny, ciemny proszek, który od drugiej połowy XX wieku widniał na każdym memorandum.
Od atramentu do e-maila
Z biegiem czasu proces fizyczny zanikł. Dinozaury papiernicze wymarły. Ale skrót pozostaje.
Na początku ery e-maili CC zachowało swoje dosłowne znaczenie: zduplikowana wiadomość. Dziś jest często interpretowany jako „kopia grzecznościowa”. Ta zmiana w semantyce lepiej odzwierciedla sposób, w jaki faktycznie używamy tego pola. Dodajesz osobę do CC, aby na bieżąco ją informować. Nie musi podejmować żadnych działań. On po prostu musi wiedzieć.
Tworzy to przejrzystą hierarchię zasad korespondencji biznesowej. Pole Do zawiera głównych odbiorców. To są ludzie, którzy muszą zareagować lub podjąć działania. Pole „CC” przeznaczone jest dla obserwatorów. Interesariusze. Menedżerowie. Ludzie, których należy informować, ale nie są odpowiedzialni.
Problem prywatności
System ten ma poważną wadę. Gdy dodasz kogoś do CC, wszyscy inni zobaczą jego adres e-mail. To przejrzyste. Jeśli napiszesz do klienta i skopiujesz jego szefa, klient zobaczy adres szefa. Szef widzi adres klienta. To jest informacja jawna.
I tu z pomocą przychodzi pole BCC.
BCC oznacza Blind Carbon Copy. Znajduje się poniżej linii CC i umożliwia wysłanie kopii do danej osoby bez ujawniania jej tożsamości innym odbiorcom. Główni odbiorcy nie będą wiedzieć, że zostali skopiowani. Odbiorca w polu BCC nie zobaczy, kto jeszcze był o tym poinformowany. Jest to cyfrowy odpowiednik przekazania notatki dyrektorowi, udając, że tylko piszesz do nauczyciela.
Jak używać CC, nie będąc irytującym
W Internecie nie ma ścisłych przepisów. Jednak w środowisku zawodowym ignorowanie etykiety wygląda na nieostrożność. Oto jak obsługiwać pole CC bez bycia inwazyjnym.
-
Informuj innych na bieżąco. Jeśli masz wiadomość zawierającą ważne informacje dla dużej grupy, ale nie dotyczy to bezpośrednio wszystkich, dodaj ich do CC. To sygnał: „Przeczytaj to, ale nie musisz odpowiadać”.
-
Poznawanie nowych ludzi. Przedstawiamy dwóch kolegów, którzy się nie znają? Umieść je w polu Do, a resztę dodaj do CC. Możesz też dodać nową osobę do CC, aby włączyć ją do rozmowy.
-
Sortowanie odbiorców. Podczas wysyłania wiadomości e-mail do dużej grupy użycie CC pomaga zasygnalizować hierarchię. To mówi głównym odbiorcom: „Jesteś w centrum uwagi”, podczas gdy inni rozumieją, że informacja jest dla nich istotna.
Ale oto, co warto wiedzieć o CC. Łatwo jest nadużyć. Można wypełnić tę linię połową firmy i nazwać to przejrzystością. To tylko hałas. Granica między uprzejmością a bałaganem jest cienka.
„Odbiorcy są zazwyczaj dodawani do CC, gdy chcą zobaczyć wiadomość e-mail, ale niekoniecznie na nią odpowiedzieć.”
Następnym razem, gdy będziesz pisać wiadomość, przestań. Spójrz na pustą linię pod polem Do. Zadaj sobie pytanie, kto tak naprawdę powinien o tym wiedzieć. Czy to jest grzeczność? A może to obowiązek?
Papier kalkowy zniknął. Atrament wysechł. Ale nawyk pozostał. Używaj go mądrze.
Nie wysłałbyś przypadkowo poufnej notatki z HR do całej firmy. Zdecydowanie nie użyłbyś łańcuszka, aby zasugerować, że ktoś nie ma znaczenia. Jednakże używamy pola CC (kopia) jako kompleksowego rozwiązania dla prawie każdej komunikacji. To cyfrowy odpowiednik próby przyklejenia spaghetti do ściany i sprawdzenia, co się przyklei.
Ale jest właściwy moment, aby użyć CC. I coś jest bardzo nie tak.
Niewłaściwe użycie CC to nie tylko zła forma. Tworzy szum informacyjny, ujawnia poufne dane i podważa zaufanie. Jeśli nie masz pewności, gdzie umieścić odbiorcę, musisz wziąć pod uwagę charakter informacji i hierarchię rozmowy.
Chroń wrażliwe dane za pomocą BCC
Zacznijmy od najbardziej krytycznego punktu: prywatności.
Jeśli wiadomość e-mail zawiera poufne informacje — informacje o wynagrodzeniu, wynikach oceny wyników, spory prawne lub dane medyczne — pole DW jest niebezpieczne. Dlaczego? Ponieważ jest przezroczysty. Kiedy dodajesz kogoś do CC, mówisz wszystkim uczestnikom tej rozmowy, kto jeszcze monitoruje sytuację.
„Pole BCC (ukryta kopia) pomoże mieć pewność, że odbiorca wie tylko, od kogo pochodzi wiadomość e-mail, a nie kto jeszcze ją otrzymał.”
Jest to ważne dla dwóch grup. Po pierwsze dla głównych odbiorców. Jeśli piszesz do klienta w sprawie poufnej, nie chcesz, aby wiedział, że Twój dyrektor generalny, prawnik i trzech młodszych analityków wiedzą o tym, chyba że ta współpraca jest informacją publiczną. Po drugie, dla osób, które zostały dodane do kopii. Mogą nie zdawać sobie sprawy, że ich adres jest widoczny dla innych.
Użyj BCC (ślepa kopia). Ukrywa listę odbiorców. Osoba w polu „Do” nie wie, kto jeszcze otrzymał list. Osoby pracujące w obszarze BCC nie wiedzą, kto jeszcze znajduje się na liście. Jest to jedyny sposób udostępniania informacji grupie bez tworzenia publicznego rejestru wszystkich członków.
Pasywno-agresywne CC
Oto bardziej gorzka pigułka do przełknięcia. Czasami CC jest używane jako broń.
Nie broń z rękojeścią, ale broń wykluczenia. Wysyłasz e-mail do kolegi. Dodajesz jego przełożonego do kopii. Nie robisz tego, aby informować swojego menedżera o postępach. Robisz to, aby było jasne, że ta osoba nie jest na tyle ważna, aby być głównym odbiorcą. A może dodałeś do kopii osobę trzecią, aby udowodnić, że „zrobiłeś swoje”, gdy nie mogłeś rozwiązać problemu.
Jest to zachowanie pasywno-agresywne. Tworzy to dynamikę władzy, która wydaje się nieprofesjonalna i, szczerze mówiąc, bezinteresowna. Sprawia, że odbiorca czuje się mniej ważny.
Jeśli dodajesz kogoś do kopii, aby wywrzeć presję na drugą osobę, przestań. Nie tak działają zespoły funkcjonalne. Jeśli potrzebujesz świadomości, prześlij zainteresowane strony osobne podsumowanie. Nie używaj skrzynki odbiorczej odbiorcy jako sceny do wyrażania swoich niepewności lub wdrażania strategii zarządzania.
Osobiste podejście
E-mail jest okropny w komunikacji osobistej. Ma charakter zorganizowany, formalny i często charakteryzuje się opóźnieniami. Dodanie kopii do szczerej wiadomości jeszcze bardziej pogarsza sytuację.
Wyobraź sobie, że dzielisz się trudną osobistą wiadomością. Być może przeżywasz kryzys rodzinny. Piszesz długi, emocjonalny list. Następnie dodajesz cały zespół do kopii.
Teraz twoja luka stała się publiczna. To już nie jest rozmowa między tobą a przyjacielem. To jest transmisja rozgłoszeniowa. Pole CC odbiera intymność. Zamienia osobistą chwilę w ogłoszenie korporacyjne.
Jeśli podzielasz swoje uczucia
